Är det dags att se över en operativ stödfunktion? Så vet ni vad som faktiskt är viktigt

Reception. Internservice. Konferens. Växel. De operativa stödfunktionerna är sällan det som får mest uppmärksamhet i en organisation. Ändå är det ofta där sårbarheten är som störst: en sjukskrivning, en uppsägning eller en föräldraledighet kan snabbt bli en fråga som landar på skrivbordet hos en facility manager, inköpare eller HR-chef som redan har fullt upp.

Outsourcing är ett av flera sätt att lösa det på, men det är inte alltid rätt lösning och det är inte heller ett beslut som bör tas enbart för att spara tid i stunden.

Vad outsourcing egentligen innebär

Om problemet bara är att en tjänst står tom kan en enkel rekrytering räcka. Men outsourcing handlar om något annat: att funktionen ska hålla oavsett vem som är på plats den dagen. Konkret betyder det att en bra partner tar ansvar för kontinuiteten i det dagliga arbetet, inte bara för att stolen är fylld. Det kan till exempel vara en inarbetad ersättare som kan rycka in inom några timmar om ordinarie personal är borta, i stället för att flera kollegor ska täcka upp en roll de inte är vana vid. Vår kund Story House Egmont är ett exempel på just det. Det är skillnaden mellan att bemanna och att outsourca, och det är där värdet egentligen ligger.

Här är två saker till som vi tycker är värda att fundera på, oavsett vilken väg ni i slutänden väljer att gå.

1. Vet ni vad ni vill uppnå, inte bara vad ni vill bli av med?

Det är lätt att inleda en outsourcingprocess med utgångspunkt i vad som känns tungrott just nu, snarare än vad ni faktiskt vill att funktionen ska leverera på sikt. Innan ni pratar med en partner kan ni försöka formulera det konkret. Är målet i första hand att minska sårbarheten, frigöra tid för kärnverksamheten eller höja kvaliteten i mötet med era egna kunder? Svaret påverkar både vilken partner som passar och hur ni mäter att det fungerar.

2. Är avtalet öppet för att förändras i takt med er verksamhet?

Verksamheter förändras, och ett avtal som låser fast en viss omfattning flera år framåt kan bli svårt att anpassa när förutsättningarna ändras. Fråga efter hur flexibiliteten faktiskt ser ut i praktiken, i stället för att utgå från att den finns.

Vill ni gå djupare?

Vi har samlat frågorna i en guide: "Är outsourcing rätt för er?". Den innehåller fem frågor att ställa er själva, ett kostnadsblad, en frågelista att ta med till samtal med partners och en checklista att skriva ut.

Ladda ner den här: Är outsourcing rätt för er verksamhet? - En guide för dig som ansvarar för operativa stödfunktioner.

Vår utgångspunkt

Vi på KFX HR-partner har jobbat med de här frågorna i 40 år och vår erfarenhet är att outsourcing fungerar bäst när det byggs som ett partnerskap, inte som ett leverantörsförhållande: en fast kundansvarig som lär känna er verksamhet, avtal utan inlåsning och ett fokus på att funktionen ska utvecklas över tid i stället för att bara skötas som den alltid har gjort. Kort sagt, det som får oss att säga att vi vill göra er vardag enklare.

Vill ni resonera kring om det är läge att se över en av era funktioner? Hör gärna av er.

Kontakta oss