KFX HR-partner & GDPR

GDPR – behandling av personuppgifter

Som rekryterings- och bemanningsföretag behandlar KFX HR-partner en mängd personuppgifter, både i rekryteringsprocesser och vid uthyrning av konsulter. Beroende på vilken typ av tjänst kan ansvaret för behandlingen av personuppgifterna fördelas olika. Här tydliggör vi hur KFX, enligt gällande personuppgiftslagstiftning, uppfattar ansvarsfördelningen för behandling av personuppgifter. Vi värnar alltid om individers personliga integritet och strävar efter att arbeta med kunder och leverantörer som lever upp till de krav som ställs på företag som behandlar personuppgifter.

KFX affärsområde Rekrytering
Behandling av personuppgifter under rekryteringsprocessen

Under rekryteringsprocesser samlar KFX in och behandlar personuppgifter för att kunna presentera lämpliga kandidater till kund, det gör vi i egenskap av personuppgiftsansvarig. Då KFX är personuppgiftsansvarig måste vi alltid se till att vi har en laglig grund för vår behandling och att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Det betyder att KFX informerar våra kandidater om behandlingen av personuppgifter och ser till att få nödvändigt samtycke från dem. Vi har även en skyldighet att se till att kandidaterna lämnar sitt samtycke till att deras personuppgifter kan komma att överlämnas till kund. Kunden är i sin tur personuppgiftsansvarig för sin behandling av de personuppgifter som överförs under rekryteringsprocessen, t.ex. genom en levererad kandidatprofil. 

KFX affärsområden Bemanning, KFX Management

Behandling av personuppgifter vid uthyrning av konsulter

När KFX hyr ut konsulter till kund kommer konsulterna att arbeta under kundens ledning och ansvar. KFX ska då se till att konsulterna har lämnat sitt samtycke till att de personuppgifter som kan anses nödvändiga för uppdraget lämnas över till kund. Kunden är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som kunden mottar och behandlar. 

Om en uthyrd konsult behandlar personuppgifter under kundens direkta ansvar och arbetsledning, t.ex. genom användning av kundens system, och ett sekretessavtal har ingåtts mellan kund och konsulten som förhindrar att personuppgifter delas med KFX är KFX inte personuppgiftsbiträde för en sådan behandling. Kunden ansvarar enligt kundavtalet för att ett sekretessavtal ingås med konsulten innan uppdraget påbörjas. 

Som kund till KFX kan du känna sig trygg i att personuppgifter som konsulten behandlar åt dig under uppdraget inte kommer att överföras till KFX. Eftersom några personuppgifter inte överförs mellan kunden och KFX uppstår inte något biträdesförhållande, KFX intar då rollen som tredje part.

KFX affärsområde Karriärvägledning
Behandling av personuppgifter vid karriärvägledning

Vid karriärvägledning eller karriärutvecklingstjänster till kunder är KFX personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas. Detta beror på att KFX inte lagrar eller på motsvarande sätt behandlar uppgifterna för kundens räkning, utan tillhandahåller en tjänst där KFX använder sina egna utvecklade metoder, rutiner och omställningsprocesser för att coacha befintliga och före detta medarbetare hos kunden.

 

KFX övriga HR-tjänster

Behandling av personuppgifter vid övriga HR-tjänster

I de fall då KFX tillhandahåller andra HR-tjänster, såsom second opinion och webbaserade analyser (ex DISC) intar KFX en ställning som personuppgiftsbiträde. Detta beror på att kund, vid utnyttjandet av dessa tjänster, tillhandahåller KFX med personuppgifter och bestämmer för vilka ändamål de får behandlas. För att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning kommer KFX alltid vid tillhandahållande av sådana tjänster att till kundavtalen bilägga ett biträdesavtal som också behöver ingås.

Med anledning av ovanstående bedömningar uppstår det ett ansvarig-/biträdesförhållande mellan KFX och kund i de fall då kunden inom ramen för tjänsten tillhandahåller samtliga personuppgifter och med egna preciserade metoder bestämmer hur KFX får behandla dem. Detta nödvändiggör att ett biträdesavtal ingås mellan parterna.

 

Övrig behandling av personuppgifter

I de fall KFX HR-partner erbjuder informationstjänster, såsom tillhandahållande av digitala dokumentationer, handböcker och processbeskrivningar m.m., behandlar inte KFX några personuppgifter för kundens räkning. Inte heller kommer kunden att kunna överföra några personuppgifter till bolaget under avtalsförhållandet. KFX är i stället personuppgiftsansvarig för den begränsade mängd personuppgifter som överförs till bolaget i samband med kundavtalets ingående och behandlar dem endast i syfte att kunna tillhandahålla tjänsten.

Med anledning av ovanstående bedömningar uppstår det inte något förhållande mellan KFX och kund som nödvändiggör ingåendet av ett personuppgiftsbiträdesavtal. Bestämmelserna om biträdesavtal är inte heller tillämpliga i dessa fall. Något biträdesavtal ska därför inte ingås mellan KFX och kund vid tillhandahållandet av dessa tjänster. Frågor som rör behandling av personuppgifter, immateriella rättigheter och sekretess kommer i stället att regleras i kundavtalen.  

Har du frågor angående KFX och GDPR kan du maila till dataskyddsansvarig@kfx.se .