Den senaste tiden har många organisationer behövt ställa om sitt sätt att arbeta, leda och kommunicera med medarbetare. Att ge löpande feedback kan vara utmanande i vanliga fall, men hur ger man feedback på ett minst lika bra sätt när många arbetar hemifrån? Här har vi samlat några saker som kan vara bra att tänka på kring detta ämne.
1. Skapa rutiner för positiv feedback
Rutiner för positiv feedback är A och O i vanliga fall, nu kanske de är ännu viktigare. Även om ni inte sitter på ett gemensamt ställe behöver ni inte känna er som isolerade öar, skapa istället ett sammanhang där alla kan känna sig delaktiga och uppskattade. Använd digitala kanaler som teams chat, intranät eller likande för att ge varandra positiva kommentarer och tillrop. Uppmärksamma goda beteenden extra mycket både i vardagen och på gemensamma team-möten. Uppmuntra alla att kommunicera så mycket som möjligt, och hjälp dina medarbetare att strukturera upp sin feedback sinsemellan så att den blir konstruktiv, rätt fokuserad och relevant.
2. Var konstruktiv, tydlig och transparent
När man inte träffas personligen finns det gott om utrymme för missförstånd. Alltför generell feedback kan uppfattas som ett personligt påhopp –var tydlig, håll en konstruktiv ton och ge tillräckligt med detaljer för att feedbacken ska kunna ge drivkraft framåt. Dela gärna med dig av dina egna misstag och erfarenheter, det skapar tillit och förtroende.
3. Inled med att fråga och var empatisk
Det kan vara bra att inleda med en fråga som till exempel ”Är det okej om jag ger dig lite feedback?” för att säkerställa att medarbetaren är mottaglig, framförallt när du som chef ska ge utvecklande feedback. Medarbetaren kan befinna sig i olika sinnesstämningar som kan vara svåra att läsa av när ni inte träffas personligen så var empatisk och förstående inför det. En av de viktigaste aspekterna av att leda på distans är att förstå att medarbetaren kan känna sig isolerad, ensam och osäker på sin prestation. Just därför är det viktigt med kontinuerlig återkoppling och att du visar förståelse för den ovanliga situationen.
4. Feedback direkt
Förutom att vara tydlig i din feedback så är det extra viktigt att ge feedbacken nära i tiden. Vänta inte onödigt länge för då tappar feedbacken både relevans och önskad effekt.
5. Öka återkopplingen och summera feedback skriftligen
Summera alltid ert ”samtal” i ett mejl. Lista kort vad ni pratat om och vad ni har bestämt ska göras framåt, så att ni båda delar samma bild. Se till att få respons från medarbetaren på mejlet så att du är säker på att informationen är mottagen.
